Combien de temps doit-on garder nos documents d’impôts?

C’est déjà bien connu : les canadiens n’apprécient pas particulièrement devoir préparer leurs déclarations de revenus annuelles.

De récents sondages ont même révélés que plus de 40 % d’entre eux transmettent leurs déclarations dans les derniers jours précédant la date d’échéance du 30 avril et 14 % des contribuables canadiens prévoyaient carrément être en retard! [1]

Certains d’entre-eux sont si contents d’en avoir fini qu’ils me demandent aussitôt « Quand est-ce que je peux « domper » ma paperasse !? »  Ma réponse va sans doute les décevoir...

Qu’en pensent les principaux responsables?

Regardons d’abord ce que les vrais responsables en la matière, les autorités fiscales, en pensent. Mentionnons que lorsque nous parlons de documents d’impôts, il peut s'agir, notamment, de la copie de votre déclaration de revenus, de feuillets, de relevés, de factures, de reçus, d'annexes ou de chèques.

Bref, tout ce qui a été nécessaire pour produire votre déclaration de revenus et tout ce que vous avez obtenu à la suite de la production de celle-ci.

Alors, l’Agence du revenu du Canada, aussi bien que Revenu Québec, conseillent fortement de conserver tout document concernant votre déclaration d'impôt pendant une période de six ans. L’ARC a même préparé un vidéo de deux minutes sur le sujet... comme quoi ils prennent le sujet au sérieux!

Vidéo : Cliquer ici

Législation fiscale

Si l’on fouille un peu plus loin, on se rend compte que les six années demandées par les autorités fiscales ne sont pas une pure coïncidence. Ce n’est pas un caprice, mais bien le fruit de dispositions écrites noir sur blanc dans les lois fiscales.

Ainsi, selon la Loi de l’impôt sur le revenu, les registres doivent être conservés selon les périodes prévues (soit, dans la majorité de cas, six ans) ou jusqu’à ce qu’une permission écrite soit accordée par le ministre pour leur destruction (bonne chance!). L’omission de se conformer à cette exigence pourra entraîner des poursuites de la part de l’ARC ou par Revenu Québec [2]. C’est du sérieux!

Délai de prescription

Mais, pourquoi six ans? Probablement car certains délais de prescription, notamment au niveau des retenues salariales et des taxes sur la consommation, sont de six ans. Cependant, cette période est inférieure lorsqu’on parle d’impôts de particuliers pour quelqu’un qui n’est pas inscrit aux fichiers des retenues à la sources ou des taxes.

Par délai de prescription, nous entendons le délai normal pendant lequel les autorités fiscales peuvent ouvrir un dossier de vérification et cotiser à nouveau votre déclaration de revenus. Ce délai est de trois ans suivant le premier avis de cotisation de la déclaration de revenus (car celle-ci pourrait être redressée une ou plusieurs fois et faire l’objet de plusieurs avis de cotisation).

Il s’agit donc d’une raison supplémentaire pour produire votre déclaration de revenus, afin de déclencher le délai de prescription et être à l’abri des vérifications après trois ans.

Vous avez été négligeant ou avez tenté de frauder le fisc et celui-ci est en mesure de le prouver? Ce délai n’est pas pour vous. Vous en aurez pour plus de dix ans à faire des cauchemars!

Conseil d’un fiscaliste

Vous croyez maintenant que trois ans est suffisant et qu’à chaque année il serait permis d’organiser un énorme feu de camp pour brûler ces documents personnels qui vous ont causé tant de soucis? Erreur!

Mon conseil : gardez vos documents d’impôt... pour toujours! À tout jamais. Jusqu’à votre décès.

Le régime canadien est fondé sur l’autocotisation. Vous êtes responsables de la préparation de votre déclaration de revenus; ces informations sont les vôtres et vous appartiennent. En cas de besoin, ne comptez pas nécessairement sur les autorités fiscales pour vous venir en aide, car ils ne gardent pas la totalité de vos informations.

Après un certain nombre d’années, elles sont archivées (donc plus difficile d’y avoir accès) et quelques années plus tard elles sont simplement détruites. De plus, les délais pour obtenir une réponse à la suite d’une demande de renseignements auprès de l’ARC, par exemple, frisent le ridicule. On parle parfois de 16 à 24 semaines.

Mais, pourquoi donc auriez-vous besoin de document d’impôts ayant vécu la deuxième guerre?

Voici quelques situations fiscales tirés de réelles expériences qui justifient cette recommandation :

• Un contribuable fait l’objet d’une cotisation pour REER excédentaires de plusieurs dizaines de milliers de dollars. Après analyse, on se rend compte qu’une erreur est survenue dans sa déclaration, treize ans auparavant.
  
  Nous devons donc prouver à l’ARC que cette erreur a été causée par eux et non par le contribuable, car nous avions une copie de la déclaration envoyée qui ne faisait pas état d’une « cotisation REER de 185 000 $ ». Cela a sans aucun doute aidé à traiter le dossier en notre faveur.
• Un contribuable vend un immeuble qu’il a acquis plusieurs années plus tôt. Lors de la disposition, nous devons retracer le coût en capital qui n’a pas été tenue à jour. Il serait donc possible de retourner dans les vieilles déclarations et de calculer ce coût en capital qui fera diminuer considérablement le gain en capital réalisé.
• Un contribuable détenait des terres agricoles et nous devons prouver qu’elles ont été exploitées de manière commerciale dans les années 70 afin d’obtenir une exonération sur le gain en capital lors d’une vente plusieurs dizaines d’années plus tard.
• Et plusieurs autres situations...

Bref, c’est toujours à l’avantage du contribuable de garder ses documents d’impôt. Et non, les frais d’entreposage ne sont pas déductibles.

[1] Selon un sondage mené en ligne par Angus Reid et publié par H&R Block le 19 avril 2017.

[2] Paragraphes 230(4) à 230(7) de la Loi de l’impôt sur le revenu et à l’article 5800 du Règlement de l’impôt sur le revenu. Publication de l’ARC, IC78-10R5 - Conservation et destruction des registres comptables

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Publié le 15 juillet 2017

Mis à jour le 21 avril 2023